会议杂志采访美体行业协会

    2011年中国国际肥胖病学术论坛(CIACO2011)于2月27～28日在北京举行。论坛围绕肥胖病的控制预防与的主题进行了热烈讨论。
    国际肥胖病学术论坛诞生于2009年，论坛由中国中医科学研究院科技合作中心、中国保健协会分会、国际美体行业协会(ISFA)、中国国际大会、搜瘦网等联合主办,邀请了来自中国（港、台）、美国、韩国、澳大利亚、印度等国家的众多肥胖病学研究专家学者与会做了精彩的学术报告。是国内相关领域影响力的高端学术会议。
    国际美体行业协会盛杰介绍说，国际肥胖病学术论坛的雏形是中国国际大会，最初创建于2000年。 2009年，中国国际大会迎来第十个年头。随着主办方对行业发展有了更深刻的认识，希望能够加入更多国际资源，吸引更多的国内外专业观众，大会正式更名为国际肥胖病学术论坛（CIACO），论坛的定位也从最初产业和学术紧密结合的会议，转变成为专门针对肥胖病课题研究的专业国际学术论坛。
    制订发展规划
    所谓“五年计划”，是盛杰打造国际肥胖病学术论坛的近景方针，其中涉及参与者构成、会议形式、国际化程度等多方面的发展。本届论坛有近400名参会者，与过去几届相近。盛杰说，组委会目前有意控制论坛的规模，不让其盲目扩大，以保证会议的质量和专业性。但在他的计划中，论坛未来会进一步加大普通观众和媒体参与的力度，打造一个集“官产学媒”于一身的学术会议。
    专家座谈会是论坛的核心环节，组委会邀请国内外行业研究人士参加，是论坛专业性的集中体现。组委会邀请的来自美国、德国、日本、印度等十多个国家的专家都是各国相关领域行业协会会长级别的负责人。而学术论坛也并非象牙塔，组委会也在考虑未来五年中开放针对公众参与的内容。针对如何办好学术会议的问题，他说，公众参与的标准并非是将论坛的学术性降低，而是通过更直观的方式让公众理解。与会学者探讨的药品中的添加剂成分是普通观众和产业界人士无法理解的，这需要论坛做好科普工作，邀请能够切中非专业观众关注点的专家对理论进行解读。本届论坛推出的百科全书式的科普读物正是组委会在这一方面的实践。
    以引进先进办会模式、优化会议流程为初衷，盛杰经常参加国际会议。他介绍说，目前世界上相关行业影响力的会议是欧洲肥胖病论坛，通过各大洲国家申办，每4年举办一届，每届有4000多名专业参会者。尽管目前尚未在中国内地召开过，但盛杰多次参加了这个有行业“奥运会”之称的盛会，国际肥胖病学术论坛目标也是打造成为这样的高端学术会议品牌。他说，会议组织者需要吸收国际先进的会议经验。一方面是会议内容，接触、理解行业内更多的先进理念，在世界范围内结识更多的权威专家，和他们建立联系，邀请到国内的会议中来；另一方面是办会方式，国际会议在会议流程管理和人员接待等环节都做得很好，尤其注重对参会者的细节服务，都值得国内办会者借鉴。
    论坛在国际化程度的提升上主要关注在参会者构成。组委会常年邀请的国际演讲者演讲、授课，同时，论坛每年都有来自其他国家的参会者，形成了一定数量的国际专业观众群体。在选择海外演讲嘉宾方面，组委会最主要的是考量他们的专业水准，是否在各自国家的专业领域内具有相当的影响力，而且不能有企业背景，以保证学术理论不含任何商业目的。在确定主题之后，组委会会尽可能早地要求受邀者提供PPT，对其演讲的内容进行审核。但在邀请嘉宾方面，组委会也遇到了一些困难，比如外籍专家办签证方面。盛杰也希望未来政策上能够更多地给予会议组织者一些鼓励，特别是民营资本背景的会议组织者，开放一些便于开展邀请海外参会者工作的办会条件，在行政程序上提供更有力的支持。
    服务意识需养成
    为了给海外嘉宾到中国参会留下良好的印象，组委会特别在接待服务工作方面下了大力气。例如给予参会者携带1～2名家人的参会名额，组委会提供免费接待。在会后，组委会还安排了2～3天的文化旅游活动。盛杰特别提到，论坛在接待服务上注重定制化的服务，受到了参会者广泛好评。组委会在会前征询参会者对旅游活动的倾向，根据他们的兴趣制订不同的旅游路线。比如有的人喜欢参观故宫等名胜古迹，有的人则更喜欢到老舍茶馆等地方品茶。组委会根据这些信息的汇总进行分析，把需要外包的路线交给旅行社等接待服务商，其他的活动由自己工作人员带领。个性化服务具体到了细节。盛杰说，参会者旅游过程中的每顿餐都是不同风格的，体现出中国饮食文化的各个特色。参会的印度专家对北京的二锅头酒情有独钟，组委会得知后特地准备了这些纪念品送给他们。组委会甚至还细化到把北京有哪些特色购物场所都介绍给参会者，供他们选择前往。很多参会者会后的旅程中都少不了前往中关村电子城和秀水街市场购物。
    组委会在会务工作中也遇到一些问题。由于论坛的专业水准非常高，与会专家介绍的都是行业内的前沿技术，因此很多专业名词、术语现场翻译和同声传译无法准确描述。这种问题在学术会议中其实并不鲜见，盛杰说，大会邀请的部分翻译人员已经是从事卫生等领域专业人士了，但是依然在翻译上偶尔会遇到不清楚的地方，对会议业的专业翻译领域而言更是难以避免的一大尴尬。这一点亟需从业者改善，得到全行业的重视。
    除了论文集，本届论坛几乎没有发放印刷品，背景板和桌花也只有一份，在低碳办会方面盛杰还是比较满意的。他说，尽管面临诸多问题，但绿色、低碳办会概念能否在国内推广主要还是取决于会议组织者的宣传和引导参会者习惯的形成。比如很多会议都用摆渡巴士把参会者带到会场以外的用餐地点，本届论坛中组委会则尝试引导参会者步行前往餐馆，参会者也乐于穿行奥林匹克公园的步道。本届论坛也没有设置丰盛的茶点和快餐，而是以水果代替。饮品只提供了茶和白水。甚至大会只为参会者提供了笔，笔记本都是参会者自备的。这些安排得到了参会者的认可。
    诸如此类的的会务工作，组委会有意外包给会议服务机构，盛杰也有一些尝试。但他表示，和很多会议主办方一样，自己对于会议服务公司能否足够了解这个行业的特点，办好专业性较强的行业学术会议有一定的顾虑。谈到选择会议服务机构的标准，盛杰认为这家公司首先要有良好的专业口碑，具有承接国际性学术会议的丰富经验和能力。细节服务也是一个重要的考量点，大会希望能找到一个与自己服务参会者理念相符的合作伙伴。最后，这家公司如果能具备一定的卫生、健康行业会议活动运作经验就更令组委会满意了。